„Schluss machen per SMS“ – Absageschreiben aus Kandidatensicht

In allen Unternehmen endet ein Großteil der Bewerbungen mit einer Absage. Das haben die Recruitingplattform softgarden und das Personalmagazin zum Anlass genommen, den Blick der Kandidaten auf Absagen in einer gemeinsamen Umfrage genauer auszuleuchten und ihn mit der Perspektive der Recruiter zu vergleichen. Das Ergebnis: In der Absage prallen zwei Welten aufeinander. Was für die Sender einen Verwaltungsvorgang darstellt, kommt bei den Empfängern mit der ganzen Wucht eines negativen persönlichen Ereignisses an. An der Online-Umfrage haben 1.130 Bewerber und 123 Personalverantwortliche teilgenommen.

Große emotionale Wucht

Womit sind Absageschreiben am ehesten zu vergleichen? Personalverantwortliche verweisen in einem Freitextfeld hier vor allem auf den Serienbriefcharakter: „Antwortschreiben nach einer Reklamation, der nicht stattgegeben wird“, schreibt ein Teilnehmer, „formaler Brief, zum Beispiel Steuerbescheid“ ein anderer. Sehr viele Kandidaten aber ziehen den Vergleich zu negativen Lebensereignissen. Humorig wirkt da noch der Vergleich eines Bewerbers mit Germany‘s Next Topmodel: „Ich habe heute leider kein Foto für dich.“

Häufiger aber wird die „Beileidsbekundung“ als Referenz angegeben, auch der „Arztbrief“ oder der „blaue Brief“ aus Schulzeiten kommen vor. Die zitierten Beispiele weisen auf die große emotionale Wucht hin, mit der Absagen viele der abgelehnten Bewerber treffen, etliche von ihnen vergleichen sie mit der Nachricht über das Ende einer Beziehung: „Schluss machen per SMS“, „Scheidungspapiere“ oder dem „Kreuz, das bei der Frage ‚Willst du mit mir geh‘n?‘ in der fünften Klasse auf ‚Nein‘ gesetzt wurde“.

Prioritäten von Kandidaten und Erfahrungen mit Absagen

Worauf legen Bewerber bei Absagen Wert? Und entspricht die Praxis der Personalverantwortlichen diesen Wünschen? Unter den drei wichtigsten Kriterien aus Kandidatensicht steht die „Angabe von nachvollziehbaren Gründen“ ganz oben (73 Prozent „sehr wichtig“). Dann folgen ein „freundlicher Tonfall“ (62 Prozent) und die „zeitnahe Antwort auf die Bewerbung“ (61 Prozent). Beim letzten Absageschreiben, das die befragten Bewerber erhalten haben, war das eher nicht der Fall: Angaben zu „nachvollziehbaren Gründen“ konnten nur 22 Prozent entdecken („stimmt genau“ und „stimmt“). „Zeitnah zur Bewerbung“ erhielten 49 Prozent ihre Absage. Einen „freundlichen Tonfall“ wiesen dagegen 92 Prozent der Schreiben auf.

Prioritäten der Personalverantwortlichen

Die befragten Personalverantwortlichen setzen bei Absageschreiben andere Prioritäten: Hier stehen an erster Stelle der „freundliche Tonfall“ (68 Prozent „sehr wichtig“), gefolgt von der „zeitnahen Antwort“ (63 Prozent) und dem „Ausdruck von Wertschätzung“ (60 Prozent). Die von den Kandidaten sehr hoch priorisierte „Angabe von nachvollziehbaren Gründen“ nennen gerade einmal 16 Prozent als „sehr wichtig“. Hintergrund ist meist das AGG: „Gründe für die Absage zu schreiben ist zwar schön für den Bewerber, aber sehr riskant für das Unternehmen (AGG-Klagen)“, schreibt ein Teilnehmer.

Wertschätzung muss sich im Prozess widerspiegeln

Schon seit Jahren wird in Fachkreisen über den notwendigen „freundlichen Tonfall“ in Absageschreiben und über die „Wertschätzung“ gesprochen, die Arbeitgeber auch abgelehnten Kandidaten schulden. Dieser Standard ist mittlerweile erreicht: „Wertschätzung für sich als Bewerber“ konnten 79 Prozent der Kandidatenteilnehmer in ihrem letzten erhaltenen Absageschreiben entdecken. Doch das reicht nicht mehr.

„Mit mehr ‚Tschakka‘ in den Schreiben ist das Problem der Erlebnisinkongruenz zwischen Bewerbern und Recruitern nicht zu lösen. Wertschätzung muss sich nicht nur in den Worten, sondern auch im Prozess widerspiegeln, Arbeitgeber müssen stärker zu Dienstleistern an ihren Kandidatenkunden werden. Dazu brauchen sie zuallererst einen regelmäßigen Einblick, wie ihre Prozesse bei den Kandidaten aufschlagen“, sagt Dominik Faber, Gründer und Geschäftsführer von softgarden.